No OkCompliance, o processo de adequação a normas e regulamentos é organizado por meio de Projetos e Tarefas.
Cada requisito normativo identificado em uma norma pode gerar um Projeto Regulatório diferente. Isso é particularmente útil em normas mais complexas que possuem mais de um desdobramento. Por exemplo, ao considerar uma regulamentação como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), existem vários requisitos específicos que exigem ações distintas. Para cada um desses requisitos, um projeto regulatório individual pode ser criado no OkCompliance.
Exemplos de Requisitos Normativos da LGPD:
- Garantir que todos os clientes que recebem e-mails fizeram o opt-in
- Implementar um canal para o direito ao esquecimento
- Garantir a transparência no compartilhamento de dados com terceiros
Cada um desses exemplos reflete um requisito normativo da norma, que, por sua vez, pode ser tratado como um projeto regulatório no OkCompliance. Isso permite que a empresa gerencie cada aspecto da adequação de maneira isolada, sem perder a visão do todo.
Benefícios de Projetos Regulados Separadamente
Organização e Visão Geral
Dividir os requisitos em projetos separados proporciona uma visão clara e estruturada sobre o progresso de cada aspecto da adequação. Em vez de tentar lidar com todos os requisitos de uma norma dentro de um único projeto, o OkCompliance permite que as equipes responsáveis gerenciem cada requisito normativo de forma independente. Isso facilita o acompanhamento, evita sobrecarga e garante que cada etapa seja tratada com a devida atenção.
Flexibilidade para Atribuir Responsabilidades
Cada projeto regulatório pode ser atribuído a uma equipe ou área diferente, dependendo da natureza do requisito. Por exemplo, o projeto relacionado ao opt-in de e-mails pode ser atribuído à equipe de marketing, enquanto o projeto de direito ao esquecimento pode ser designado para a equipe de TI. Essa divisão de responsabilidades garante que as pessoas certas lidem com os aspectos certos da adequação, aumentando a eficiência e a especialização.
Automação e Acompanhamento
Uma vez que um projeto regulatório é criado, o OkCompliance automatiza a criação de tarefas para as diferentes fases do processo: Avaliação de Aplicabilidade, Validação de Aplicabilidade, Avaliação de Aderência, Validação de Aderência e Confirmação de Adequação. Cada tarefa é gerada automaticamente, com prazos estabelecidos pelo gestor escolhido, que pode ser um usuário ou equipe.
Isso garante que o fluxo de adequação seja realizado de maneira controlada e que nenhuma fase seja ignorada. Além disso, a equipe responsável pelas tarefas tem total visibilidade sobre suas ações e prazos, com a flexibilidade de criar subprojetos e novas tarefas, se necessário, para concluir o processo de adequação.
Visão Global do Progresso
Mesmo que os projetos regulatórios sejam criados separadamente para cada requisito, o OkCompliance permite uma visão global do progresso. As equipes gestoras podem visualizar todos os projetos regulatórios em andamento, acompanhar o status de cada um e garantir que todos os requisitos da norma estão sendo tratados. Isso é fundamental para garantir que a empresa não perca nenhum aspecto da conformidade.