No OkCompliance, as tarefas são unidades de trabalho essenciais para o gerenciamento, acompanhamento e auditoria das atividades de conformidade. Elas permitem a distribuição clara de responsabilidades e garantem que todas as etapas críticas sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
Atribuição e Gestão de Tarefas
Cada tarefa no OkCompliance possui os seguintes elementos principais:
- Gestor da Tarefa: O usuário que cria e supervisiona a tarefa. O gestor tem permissão para realizar ajustes e acompanhar o progresso.
- Responsável pela Tarefa: O usuário ou equipe designada para executar a tarefa. O responsável é notificado assim que a tarefa é atribuída e é o principal executor da atividade.
- Prazo de Conclusão: Cada tarefa possui um prazo definido, que só pode ser alterado por usuários com perfil de Analista ou pelo Gestor da tarefa.
Tipos de Tarefas
No OkCompliance, as tarefas podem ser de tipos específicos, dependendo da natureza do projeto ou fluxo em que estão inseridas. Um exemplo são as tarefas do fluxo regulatório, que estão diretamente ligadas ao cumprimento de normas e regulamentos.
Essas tarefas solicitam informações específicas de cada etapa do fluxo regulatório, exigindo que o usuário preencha campos detalhados, como a confirmação da aderência da empresa a uma mudança normativa. Isso garante que os requisitos normativos sejam devidamente avaliados e registrados, facilitando o controle do processo de adequação.
Acesso e Visualização de Tarefas
O acesso às tarefas é controlado de acordo com o perfil do usuário:
- Usuários Analistas: Têm visibilidade total sobre todas as tarefas da plataforma, com a capacidade de filtrar por Status, Tipo e Responsável, facilitando a gestão de múltiplas atividades.
- Usuários Colaboradores: Visualizam apenas as tarefas atribuídas a eles, às suas equipes ou aquelas que criaram diretamente.
Alertas e Notificações
Após a criação de uma tarefa, o Responsável recebe notificações automáticas na plataforma e por e-mail. Além disso, alertas podem ser configurados para:
- Lembrar o Responsável sobre a proximidade do prazo de conclusão.
- Notificar o Responsável sobre tarefas vencidas, facilitando o acompanhamento de pendências.