Este artigo é destinado aos usuários Colaboradores do OkCompliance, que respondem às demandas dos analistas. Se você é um usuário Analista, que faz a gestão da plataforma, consulte o artigo Fluxo de Adequação do Analista.
Quando um operador do OkCompliance, que chamamos de Analista, identifica um requisito normativo que pode interessar à empresa, ele inicia um Fluxo de Adequação no OkCompliance. Esse fluxo permite que outros colaboradores da empresa sejam marcados como responsáveis para colaborar na análise dos requisitos e, se necessário, tomar as ações necessárias para adequação à norma.
Sempre que um Colaborador for marcado como responsável em um fluxo de adequação, um e-mail chegará em sua caixa notificando o início desse processo. Ao clicar no link do e-mail, o usuário será levado à primeira tarefa do fluxo.
O Analista pode definir usuários ou equipes como responsáveis. No caso de uma equipe, todos os seus membros serão avisados por e-mail do que acontecer durante o fluxo.
Etapa de Aplicabilidade
O primeiro e-mail que o usuário receberá no fluxo é de uma tarefa de Avaliação de Aplicabilidade. Essa etapa é para confirmar e formalizar se o requisito normativo é aplicável à empresa.
Ao entrar na tarefa, o responsável terá acesso à descrição do projeto e prazo da tarefa, além de campos para responder à demanda. Também é possível acessar a norma original onde o requisito normativo foi identificado.
Quando a tarefa for respondida pelo usuário, uma nova tarefa de Validação de Aplicabilidade será criada para o gestor ou equipe gestora. Enquanto os analistas avaliam a resposta, não há mais atividade por parte dos colaboradores.
Se a resposta for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Avaliação de Aderência será criada para o responsável, reiniciando a etapa.
Tudo o que acontecer no OkCompliance que exija a atenção do colaborador, será notificado por e-mail.
Etapa de Aderência
Essa etapa é para confirmar e formalizar se a empresa já está aderente ao requisito normativo. A etapa de Avaliação de Aderência é muito similar à etapa de Avaliação de Aplicabilidade. Essa etapa só terá início se o responsável definir o requisito normativo como aplicável, e essa resposta for aceita pelo gestor.
Quando a tarefa for respondida pelo responsável, uma nova tarefa de Validação de Aderência será criada para o gestor ou equipe gestora. Enquanto os analistas avaliam a resposta, não há mais atividade por parte dos colaboradores.
Se a resposta não for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Avaliação de Aderência será criada, e a etapa de aderência será reiniciada.
Se a resposta for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Confirmação de Adequação será criada para o responsável.
Etapa de Confirmação de Adequação
A etapa de Confirmação de Adequação é a etapa final do fluxo de adequação. Essa etapa só terá início se o responsável definir o requisito normativo como aplicável e que a empresa não está aderente, e essas respostas forem aceitas pelo gestor.
Essa etapa é um pouco diferente das anteriores, podendo avançar de duas formas:
- Com uma resposta em texto do responsável, e a conclusão da tarefa. Nesse modo, a etapa é muito parecida com as de aplicabilidade e aderência.
- Com a criação de subprojetos de adequação. Essa opção é para requisitos mais complexos, ou para quando as tarefas decorrentes da necessidade de adequação devam ser controladas dentro do OkCompliance.
Se a primeira opção for escolhida, uma nova tarefa de Validação de Adequação será criada para o gestor ou equipe gestora.
Se a resposta não for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Confirmação de Adequação será criada, e a etapa de adequação será reiniciada.
Se a resposta for aceita pelo gestor, o projeto será concluído e o fluxo de adequação será encerrado.
Subprojetos de adequação
Um requisito normativo foi identificado como aplicável, e foi verificado que a empresa ainda não está aderente. E agora?
Uma opção do OkCompliance é que as tarefas necessárias para a adequação ao requisito sejam controladas na própria plataforma.
Para isso, um ou mais projetos podem ser criados abaixo do Projeto Regulatório original. Esses projetos devem ser criados dentro da tarefa de Confirmação de Adequação. Tanto o gestor quanto o responsável podem criar os subprojetos.
Os subprojetos criados na tarefa podem conter qualquer combinação de tarefas. Para mais informações sobre esses projetos, consulte a seção de projetos e tarefas.
Quando uma tarefa de adequação possuir subprojetos, ela só poderá ser concluída quando todos os subprojetos estiverem concluídos.