Este artigo é destinado aos usuários Analistas do OkCompliance, que fazem a gestão da plataforma. Se você é um usuário Colaborador, que acessa o OkCompliance para responder a demandas dos analistas, consulte o artigo Fluxo de Adequação do Colaborador.
O fluxo de adequação permite que um Analista atribua tarefas para outras equipes avaliarem os requisitos de uma norma. Essas tarefas são agrupadas em projetos, e cada requisito regulatório deve ser representado por um projeto diferente.
O fluxo começa de dentro de uma norma que foi identificada como de interesse pela Okai e pelos analistas de compliance.
O primeiro passo é clicar na aba Adequação, dentro da norma. Apenas os Analistas possuem acesso a essa aba.
Nessa aba, você pode acompanhar todos os projetos regulatórios que foram criados para a norma, além de criar novos projetos. O painel do lado direito exibe quantos projetos há em andamento e quantos já foram concluídos, por responsável.
Criando um Novo Projeto Regulatório
Para criar um novo projeto, você deve informar os seguintes campos:
- Nome do projeto: Descreve o requisito normativo que será avaliado. Por exemplo, na Lei Geral de Proteção dos Dados, um dos muitos requisitos é que os clientes tenham uma forma de atualizar seus dados cadastrais.
- Descrição do projeto: Descreve em mais detalhes o requisito normativo.
- Responsável: O usuário ou equipe encarregada de avaliar o requisito normativo. O responsável receberá todas as tarefas do fluxo do projeto.
- Gestor: O usuário ou equipe encarregada de validar as respostas do responsável. O gestor receberá todas as tarefas de validação do fluxo do projeto.
- Prazo do projeto: Até quando você espera que esse projeto seja encerrado. Esse prazo é para controle dos analistas.
- Prazo da tarefa de aplicabilidade: Prazo da primeira de tarefa de avaliação de aplicabilidade, que será atribuída à equipe responsável.
Ao clicar em Salvar e Enviar, o projeto será criado com uma primeira tarefa de Avaliação de Aplicabilidade.
Etapa de Aplicabilidade
Essa etapa é para confirmar e formalizar se o requisito normativo é aplicável à empresa. Ela começa quando o projeto regulatório é criado e, junto com ele, a primeira tarefa de Avaliação de Aplicabilidade. O texto, o responsável e o prazo dessa tarefa são selecionados na criação do projeto regulatório.
Se uma equipe tiver sido selecionada como responsável, todos os membros dessa equipe receberão um e-mail informando sobre a nova pendência, e qualquer um deles poderá dar sequência ao fluxo, respondendo à tarefa. Se um usuário tiver sido selecionado, apenas ele poderá dar sequência à tarefa.
Quando necessário, qualquer usuário analista poderá dar continuidade às tarefas que foram atribuídas aos responsáveis, entrando na tarefa e clicando em Assumir. Isso é muito útil quando a equipe já formalizou uma resposta, mas ainda não atualizou a plataforma e a equipe de Compliance deseja avançar com o projeto.
Ao entrar na tarefa, o responsável terá acesso à descrição do projeto e prazo da tarefa, além de campos para responder à demanda.
Quando a tarefa for respondida pelo responsável, uma nova tarefa de Validação de Aplicabilidade será criada para o gestor ou equipe gestora, com alerta por e-mail.
Por padrão, as tarefas de validação são criadas com vencimento de 5 dias após o vencimento da última tarefa. Esse prazo pode ser alterado diretamente na tarefa, por qualquer analista.
Nessa tarefa, a resposta do responsável deverá ser validada pelo gestor.
Se a resposta não for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Avaliação de Aplicabilidade será criada, e a etapa de aplicabilidade será reiniciada.
Se a resposta for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Avaliação de Aderência será criada para o responsável.
Em ambas as alternativas, o gestor deve definir o prazo das novas tarefas que serão criadas para o responsável. O responsável será notificado por e-mail da nova pendência.
Etapa de Aderência
Essa etapa é para confirmar e formalizar se a empresa já está aderente ao requisito normativo. A etapa de Avaliação de Aderência é muito similar à etapa de Avaliação de Aplicabilidade. Essa etapa só terá início se o responsável definir o requisito normativo como aplicável, e essa resposta for aceita pelo gestor. Nesse momento, o gestor definirá um prazo para a nova tarefa de Avaliação de Aderência.
Quando a tarefa for respondida pelo responsável, uma nova tarefa de Validação de Aderência será criada para o gestor ou equipe gestora, com alerta por e-mail.
Se a resposta não for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Avaliação de Aderência será criada, e a etapa de aderência será reiniciada.
Se a resposta for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Confirmação de Adequação será criada para o responsável.
Em ambas as alternativas, o gestor deve definir o prazo das novas tarefas que serão criadas para o responsável. O responsável será notificado por e-mail da nova pendência.
Etapa de Confirmação de Adequação
A etapa de Confirmação de Adequação é a etapa final do fluxo de adequação. Essa etapa só terá início se o responsável definir o requisito normativo como aplicável e que a empresa não está aderente, e essas respostas forem aceitas pelo gestor. Nesse momento, o gestor definirá um prazo para a nova tarefa de Confirmação de Adequação.
Essa etapa é um pouco diferente das anteriores, podendo avançar de duas formas:
- Com uma resposta em texto do responsável, e a conclusão da tarefa. Nesse modo, a etapa é muito parecida com as de aplicabilidade e aderência.
- Com a criação de subprojetos de adequação. Essa opção é para requisitos mais complexos, ou para quando as tarefas decorrentes da necessidade de adequação devam ser controladas dentro do OkCompliance.
Se a primeira opção for escolhida, uma nova tarefa de Validação de Adequação será criada para o gestor ou equipe gestora, com alerta por e-mail.
Se a resposta não for aceita pelo gestor, uma nova tarefa de Confirmação de Adequação será criada, e a etapa de adequação será reiniciada.
Se a resposta for aceita pelo gestor, o projeto será concluído e o fluxo de adequação será encerrado.
Subprojetos de adequação
Um requisito normativo foi identificado como aplicável, e foi verificado que a empresa ainda não está aderente. E agora?
Uma opção do OkCompliance é que as tarefas necessárias para a adequação ao requisito sejam controladas na própria plataforma.
Para isso, um ou mais projetos podem ser criados abaixo do Projeto Regulatório original. Esses projetos devem ser criados dentro da tarefa de Confirmação de Adequação. Tanto o gestor quanto o responsável podem criar os subprojetos.
Diferente dos Projetos Regulatórios, os subprojetos criados na tarefa são livres, sem um fluxo definido, e podem conter qualquer combinação de tarefas. Para mais informações sobre esses projetos, consulte a seção de projetos e tarefas.
Quando uma tarefa de adequação possuir subprojetos, ela só poderá ser concluída quando todos os subprojetos estiverem concluídos.