O OkCompliance oferece uma abordagem estruturada e automatizada para ajudar as empresas a garantir a conformidade com normas e regulamentos. Através de Projetos Regulatórios, o sistema organiza o processo de adequação em fases, permitindo que equipes responsáveis e gestoras atuem de maneira eficiente e transparente.
Como o fluxo funciona?
Quando uma norma relevante é identificada, o OkCompliance permite a criação de vários Projetos Regulatórios diretamente a partir do registro dessa norma. Cada projeto representa um requisito normativo, sendo o ponto central para gerenciar todas as tarefas e decisões relacionadas ao requisito. O processo de cada projeto se desdobra nas seguintes etapas:
1. Avaliação de Aplicabilidade
A primeira fase do processo é a Avaliação de Aplicabilidade. Nesta etapa, o responsável designado analisa o requisito normativo da norma e determina se ele se aplica à realidade da empresa. A resposta pode ser sim ou não, e o responsável pode adicionar comentários para contextualizar a análise.
2. Validação de Aplicabilidade
Após o responsável concluir a avaliação, o gestor designado recebe uma tarefa de Validação de Aplicabilidade. Nesta etapa, o gestor revisa a decisão e valida a resposta.
Se o gestor discordar da avaliação, responde não, o que gera automaticamente uma nova tarefa para que o responsável refaça a análise. Se a validação for sim e o requisito for considerado não aplicável, o projeto é encerrado. Caso contrário, o processo segue para a próxima etapa.
3. Avaliação de Aderência
Se o requisito for aplicável, a próxima fase é a Avaliação de Aderência. Nesta etapa, o responsável deve determinar se a empresa já está aderente ao requisito. Novamente, a resposta pode ser sim ou não, com a possibilidade de adicionar comentários.
4. Validação de Aderência
Assim como na fase anterior, o gestor deve validar a resposta da Avaliação de Aderência. Se a empresa já estiver em conformidade e o gestor confirmar isso, o projeto é encerrado. Caso contrário, se a empresa não estiver aderente, o processo avança para a fase de Confirmação de Adequação.
5. Confirmação de Adequação
Se o requisito normativo for aplicável e a empresa ainda não estiver aderente, inicia-se a fase de Confirmação de Adequação. Nesta etapa, o responsável pode optar por:
- Concluir a tarefa de adequação: o responsável fornece um relato explicando como a adequação foi realizada. Essa tarefa deve ser validada pelo gestor.
- Criar subprojetos para adequação: em casos onde a adequação exige várias ações, o responsável ou o gestor podem criar subprojetos que agrupam todas as tarefas necessárias para a conformidade.
Todos os subprojetos devem ser concluídos para que a tarefa de adequação final possa ser encerrada e validada.
6. Validação da Adequação
Assim como nas fases anteriores, o gestor deve validar a resposta da Confirmação de Adequação. Se a a adequação for confirmada, o projeto é encerrado. Caso contrário, o projeto volta para a etapa anterior.
Prazos Definidos pela Equipe Gestora
Durante todo o processo, o gestor define os prazos para cada tarefa, garantindo que o fluxo de adequação seja conduzido dentro de um cronograma adequado. Quando subprojetos são criados, o responsável tem autonomia para gerenciar os prazos e as tarefas dentro desses projetos.