No OkCompliance, a colaboração e o gerenciamento de tarefas são facilitados pelo conceito de Equipes. As equipes desempenham um papel central na forma como as empresas organizam e distribuem as responsabilidades dentro do sistema, garantindo flexibilidade e continuidade no acompanhamento de normas e na execução de tarefas. Vamos explorar como as equipes funcionam e por que são uma ferramenta poderosa para gestão de compliance.
O que são Equipes no OkCompliance?
As Equipes no OkCompliance são grupos de usuários que podem ser criados dentro de cada empresa para facilitar a organização e distribuição de tarefas relacionadas ao compliance e às adequações normativas. A empresa tem total liberdade para criar quantas equipes forem necessárias, de acordo com suas necessidades e estrutura interna.
Cada usuário pode fazer parte de uma ou mais equipes, o que permite que ele colabore em diferentes áreas ou projetos. Isso proporciona uma flexibilidade importante para gerenciar responsabilidades dentro da plataforma.
Flexibilidade e Continuidade
Um dos grandes benefícios de trabalhar com equipes no OkCompliance é a flexibilidade que elas oferecem na gestão de tarefas. Quando uma equipe é designada como responsável por um requisito normativo ou uma tarefa de adequação, as atividades não ficam presas ao nome de um único colaborador. Isso garante que, caso um usuário saia de férias ou deixe a empresa, o andamento das tarefas não seja prejudicado. A equipe continua responsável, e outro membro pode facilmente assumir a tarefa.
Esse modelo previne atrasos e gargalos no processo de adequação, assegurando que as atividades possam fluir de forma contínua, independentemente de mudanças individuais.
Como as Empresas Podem Configurar Suas Equipes?
Cada empresa pode configurar suas equipes de acordo com suas necessidades operacionais e estrutura interna. Algumas opções incluem:
- Equipes por departamento: Empresas podem criar equipes que agrupam todos os membros de um departamento específico, como Compliance, TI, Jurídico, ou Recursos Humanos. Isso facilita a atribuição de tarefas e a gestão de normas que impactam diretamente essas áreas.
- Equipes de gestores: Outra possibilidade é criar equipes compostas apenas por gestores ou responsáveis por decisões estratégicas, garantindo que as aprovações e validações de adequação passem pelo nível hierárquico apropriado.
- Equipes mistas: Empresas também podem optar por criar equipes mistas, combinando usuários de diferentes áreas ou níveis, dependendo da natureza das tarefas e requisitos normativos que precisam ser geridos.
Essa flexibilidade permite que cada empresa crie uma estrutura de equipes que se adapte perfeitamente às suas operações, facilitando o trabalho colaborativo e a execução eficiente das tarefas de compliance.
Equipes e Atribuição de Tarefas
Quando uma tarefa ou projeto de adequação é criado, ele pode ser atribuído a uma equipe em vez de um usuário específico. Isso significa que todos os membros da equipe têm acesso à tarefa e podem colaborar em sua execução. Além disso, qualquer membro da equipe pode concluir a tarefa, responder a discussões ou adicionar comentários relevantes, garantindo que o fluxo de trabalho não dependa de uma única pessoa.
Essa forma de gestão torna o processo mais ágil e distribui a carga de trabalho entre vários membros, aumentando a produtividade e a eficiência na gestão de projetos e tarefas regulatórias.